Conditions de service

Les présentes Conditions de service portent sur l’utilisation et l’accès au service Skalenda, au site www.skalenda.me et aux services web qui y sont liés. En utilisant Skalenda, l’utilisateur accepte d’être lié par les présentes Conditions et par la Politique de confidentialité. Skalenda étant un service B2B, l’utilisateur qui utilise Skalenda pour le compte d’une organisation accepte automatiquement les présentes Conditions au nom de cette organisation.

Skalenda est un produit de Jinni S.r.l., Via Mosè Bianchi 71, 20149 Milan (MI), Italie — numéro de TVA et code fiscal 09316480962, REA MI-2083573.

Vos données et vos autorisations

Lorsque vous utilisez notre Service, vous fournissez à Skalenda les données de votre organisation : les ressources réservables, les plans, les utilisateurs, les réservations et les contenus que vous téléversez. Ces données vous appartiennent exclusivement. Les présentes Conditions ne nous confèrent aucun droit sur celles-ci, si ce n’est dans la stricte mesure nécessaire à la fourniture du service.

Pour vous permettre d’utiliser Skalenda, nous avons besoin de votre autorisation pour conserver, traiter et afficher vos données : c’est ce qui rend possibles le calendrier des disponibilités, les plans interactifs, les notifications, les statistiques d’utilisation et les autres fonctionnalités de la plateforme. Vous nous accordez la permission d’effectuer ces opérations, et cette permission s’étend aux prestataires techniques auxquels nous faisons appel, toujours dans le respect des exigences de protection des données dès la conception et par défaut prévues par le Règlement (UE) 2016/679 (RGPD).

Dans le traitement des données personnelles de vos utilisateurs, vous êtes le responsable du traitement et Jinni agit en qualité de sous-traitant au sens de l’art. 28 du RGPD : la relation est régie par l’accord de traitement des données (DPA) que nous mettons à disposition et qui, une fois signé, prévaut sur les présentes Conditions pour tout ce qui concerne les données personnelles.

Nous pouvons utiliser des données agrégées et anonymisées, ne permettant d’identifier ni vous ni votre organisation, à des fins statistiques et d’amélioration du produit.

Les ressources et les réservations

Skalenda vous permet de rendre réservables les ressources de votre organisation — salles de réunion, postes de travail, places de parking, véhicules, équipements — et d’en gérer la réservation par vos utilisateurs, avec plans, files d’attente, enregistrement (check-in) et règles d’approbation.

C’est vous qui décidez quelles ressources rendre disponibles, qui peut les réserver et selon quelles règles. Il vous appartient de vérifier que les configurations, les affectations et les règles reflètent les besoins et les politiques internes de votre organisation.

Responsabilités de l’utilisateur

En tant qu’utilisateur, vous êtes responsable de votre conduite et des contenus que vous téléversez. Vous devez respecter les lois applicables et les droits de propriété intellectuelle d’autrui : ne téléversez ni ne partagez de contenus si vous n’avez pas le droit et la permission de le faire.

Skalenda est conçu pour gérer des données de réservation et d’organisation des espaces. N’introduisez pas dans le service de données excédant cette finalité, et en particulier :

• des catégories particulières de données personnelles au sens de l’art. 9 du RGPD (données de santé, données biométriques, données relatives aux convictions religieuses ou aux opinions politiques) ou des données relatives à des condamnations pénales (art. 10 du RGPD) ;
• des données de paiement, telles que des numéros de carte de crédit ou des coordonnées bancaires ;
• des contenus illicites, diffamatoires ou portant atteinte aux droits de tiers.

Les fichiers que vous téléversez (plans, photographies, logos) sont soumis aux limites de format et de taille indiquées dans l’interface. Nous n’effectuons aucune modération préalable ni aucune analyse antivirus des contenus téléversés : le contrôle vous incombe. Jinni n’est pas responsable des contenus que vous téléversez sur la plateforme, mais se réserve le droit d’examiner la conduite des utilisateurs afin qu’elle ne contrevienne pas aux présentes Conditions, et de retirer les contenus manifestement illicites.

Il n’est pas permis de revendre ou de louer le service à des tiers, de tenter d’accéder au code source, de le décompiler ou de le reproduire, de l’utiliser pour développer un produit concurrent, de mener des tests de vulnérabilité non autorisés, de contourner les limites techniques de la plateforme ou de générer des charges anormales au moyen d’outils automatisés. Les fonctions d’invitation, de notification et d’e-mail de la plateforme doivent être utilisées exclusivement à des fins de réservation et de gestion des ressources : il n’est pas permis de s’en servir pour des communications non sollicitées, du spam, des messages trompeurs ou dont la provenance est falsifiée (spoofing, hameçonnage).

Accès à la plateforme

L’accès à la plateforme est subordonné à la connaissance d’identifiants strictement personnels.

• En accédant à Skalenda, vous fournissez à Jinni S.r.l. des informations rattachables au compte, telles que l’adresse IP, la date et l’heure de la connexion, ainsi que l’adresse e-mail, le nom et le prénom définis lors de la création du compte.
• La plateforme rattache chaque opération effectuée depuis un compte à ce compte, et ne peut fournir d’informations sur la personne précise lorsque plusieurs personnes se connectent avec les mêmes identifiants.
• Vous êtes donc tenu de conserver vos identifiants en lieu sûr, de ne pas les partager avec des tiers et de ne pas en accorder l’accès.
• Afin de protéger les comptes, des tentatives de connexion répétées et infructueuses entraînent le blocage temporaire du compte et les demandes d’accès sont soumises à des limites de fréquence.
• Si vous suspectez un accès non autorisé, vous devez nous en informer sans retard. Les administrateurs de votre organisation sont tenus de révoquer rapidement l’accès des utilisateurs qui quittent l’organisation.

Intégrations et fonctionnalités d’intelligence artificielle

Skalenda peut être connecté à des services tiers que vous choisissez : la synchronisation des calendriers externes et l’accès via un fournisseur d’identité. L’activation de chaque intégration relève de votre choix, requiert la fourniture des identifiants correspondants et implique l’acceptation des conditions de ce fournisseur. Nous ne répondons pas du fonctionnement, de la disponibilité ou des modifications des services tiers, et nous pouvons désactiver une intégration si le fournisseur cesse d’en assurer la prise en charge.

Les fonctionnalités d’analyse fondées sur l’intelligence artificielle sont facultatives et désactivées par défaut. Elles fonctionnent exclusivement avec votre propre clé API (bring your own key) : vous choisissez le fournisseur d’IA, vous souscrivez auprès de lui votre propre contrat et vous en supportez directement les coûts.

Lorsque la fonctionnalité est active, seuls la question formulée par l’utilisateur et la structure de la base de données (noms des tables et des colonnes) sont transmis au fournisseur d’IA. Les réservations, les données d’identification des utilisateurs et vos contenus ne sont pas transmis : le fournisseur renvoie uniquement une requête, qui est validée et exécutée sur notre infrastructure, et les résultats ne lui sont pas envoyés.

Gardez à l’esprit que la question est un texte libre rédigé par l’utilisateur et peut donc contenir des données personnelles, et que le fournisseur d’IA peut être établi en dehors de l’Espace économique européen. Le choix du fournisseur et l’évaluation d’un éventuel transfert vous incombent, en votre qualité de responsable du traitement. Nous ne transmettons pas vos données à des tiers à des fins d’entraînement de modèles.

Les résultats générés par l’IA constituent un outil d’aide à l’analyse et ne garantissent pas l’exactitude : les décisions de gestion restent les vôtres.

Disponibilité du service, sauvegardes et conservation des données

Nous maintenons le service disponible de manière continue et intervenons rapidement en cas de dysfonctionnement, avec la diligence professionnelle ordinaire. Les opérations de maintenance programmée sont, dans la mesure raisonnablement possible, annoncées à l’avance et exécutées sur des plages horaires à faible impact.

En l’absence d’un accord de niveau de service (SLA) signé par écrit, Skalenda ne prévoit aucune garantie de disponibilité exprimée en pourcentage ni aucune pénalité en cas d’indisponibilité. Des SLA, des objectifs de rétablissement et des politiques de sauvegarde dédiées sont disponibles dans les offres destinées aux grandes organisations et aux administrations publiques, et sont définis dans l’offre.

Toujours sauf accord écrit contraire, nous ne garantissons pas la conservation, la sauvegarde ou la restauration de vos données et nous ne répondons pas de leur perte ou de leur altération. Notre responsabilité demeure engagée en cas de dol ou de faute lourde.

À la fin de la relation contractuelle, vous disposez de 30 jours pour exporter vos données ; sur demande écrite reçue dans ce délai, nous vous fournissons une extraction dans un format structuré d’usage courant. Passé ce délai de 30 jours, nous procédons à la suppression de vos données, sous réserve des obligations légales de conservation.

Période d’essai

Si nous vous offrons la possibilité d’utiliser Skalenda pendant une période d’essai gratuite, celle-ci est convenue par écrit, n’entraîne aucune souscription automatique de contrat à son terme et ne requiert pas la fourniture de données de paiement.

Les environnements d’essai, les environnements de démonstration et les activités d’accompagnement (onboarding) gratuites sont fournis « en l’état », sans garantie et sans obligation de support, et peuvent être modifiés ou interrompus à tout moment. À l’issue de l’essai, dès lors que vous êtes l’unique propriétaire des données, les données saisies dans l’environnement d’essai peuvent être supprimées.

Conditions économiques

Les conditions économiques — nombre de ressources activées, tarif, périodicité de facturation, durée et renouvellement — sont définies dans l’offre signée entre vous et Jinni S.r.l., selon le modèle publié sur la page Tarifs. Les prix s’entendent en euros et hors TVA.

En cas de retard de paiement, des intérêts moratoires courent au sens du décret législatif italien 231/2002 et nous pouvons suspendre le service après préavis écrit, sans préjudice du droit au paiement des sommes échues.

En cas de contradiction entre les présentes Conditions et l’offre signée, l’offre prévaut.

Nos services

Skalenda et les services qui y sont liés sont protégés, en tout ou en partie, par le droit d’auteur, le droit des marques et d’autres lois sur la propriété intellectuelle en vigueur en Italie et dans l’Union européenne. Les présentes Conditions ne confèrent aucun droit, titre ou intérêt sur Skalenda et ses services, sur les contenus produits par Jinni S.r.l. pour Skalenda, sur les marques et logos Skalenda ni sur d’autres éléments distinctifs de la marque. Les fonctionnalités de personnalisation graphique offertes par la plateforme ne vous autorisent pas à retirer ou à altérer les mentions de titularité du service.

Skalenda est fourni en mode cloud et fait l’objet de mises à jour continues : nous pouvons ajouter, modifier ou retirer des fonctionnalités afin d’améliorer le produit ou de nous conformer à des obligations techniques et réglementaires. Si une modification réduit de manière significative une fonctionnalité essentielle que vous utilisez, nous vous en informons moyennant un préavis d’au moins 30 jours, sauf interventions urgentes de sécurité ; si vous ne l’acceptez pas, vous pouvez résilier sans pénalité, avec remboursement au prorata de la période prépayée non utilisée. Les fonctionnalités identifiées comme expérimentales ou en avant-première sont fournies « en l’état » et peuvent être retirées sans préavis.

Les suggestions et propositions d’amélioration que vous nous adressez peuvent être librement utilisées pour faire évoluer le service, sans que cela n’entraîne d’obligation de reconnaissance ou de contrepartie. Sauf communication écrite contraire de votre part, nous pouvons citer votre dénomination et votre logo parmi nos clients.

Droit d’auteur

Nous respectons la propriété intellectuelle d’autrui et vous demandons d’en faire autant. Nous donnons suite aux notifications relatives à de prétendues violations du droit d’auteur lorsqu’elles sont conformes à la loi. Nous nous réservons le droit de retirer ou de désactiver les contenus constituant de prétendues violations et de suspendre les comptes qui enfreignent de manière répétée le droit d’auteur. Pour signaler une prétendue violation, écrivez à info@jinni.srl.

Limitation de responsabilité

Dans les limites maximales permises par la loi, la responsabilité globale de Jinni S.r.l. à votre égard, à quelque titre que ce soit en lien avec le service, est limitée aux sommes effectivement payées au cours des 12 mois précédant l’événement à l’origine de la demande d’indemnisation.

Nous ne répondons pas des dommages indirects, de la perte de profits, de la perte d’opportunités commerciales ni de la perte de données imputable à des causes qui ne nous sont pas rattachables. Aucune limitation ne s’applique en cas de dol ou de faute lourde, de dommages corporels, ni dans les cas où la loi n’autorise pas de limitation de responsabilité.

Vous vous engagez en outre à garantir Jinni S.r.l. contre toute prétention de tiers découlant des contenus que vous téléversez ou de l’utilisation du service en violation des présentes Conditions.

Modifications des Conditions

Nous pouvons mettre à jour les présentes Conditions afin de les adapter à l’évolution du service ou à des obligations réglementaires. Les modifications substantielles sont communiquées moyennant un préavis d’au moins 30 jours ; si vous ne les acceptez pas, vous pouvez cesser d’utiliser le service et résilier sans pénalité, avec effet à la date d’entrée en vigueur des nouvelles conditions. La version en vigueur est toujours celle publiée sur cette page, avec la date de dernière mise à jour indiquée en haut.

Droit applicable et juridiction compétente

Les présentes Conditions sont régies par le droit italien. Pour tout litige relatif à leur interprétation, leur exécution ou leur résiliation, le tribunal de Milan est exclusivement compétent.

Conformément aux articles 1341 et 1342 du Code civil italien, vous approuvez spécifiquement les clauses relatives à : les responsabilités de l’utilisateur, la disponibilité du service et l’absence de garanties sur les sauvegardes et la conservation des données, la période d’essai, la suspension pour défaut de paiement, les modifications du service et des Conditions, la limitation de responsabilité et la garantie d’indemnisation, la juridiction exclusive.

Contacts

Pour toute question relative aux présentes Conditions : info@jinni.srl — Jinni S.r.l., Via Mosè Bianchi 71, 20149 Milan (MI), Italie. Pour les questions relatives aux données personnelles : privacy@jinni.srl ; le Délégué à la protection des données (DPO) est joignable à l’adresse dpo@jinni.srl.